Depuis ce début d’année 2022, Alsacréations est un organisme de formation certifié Qualiopi et nous avons envie de vous en parler.
Qualiopi : Kesako ?
Bien que ce nom rime agréablement avec Kiwi, il n’a rien à voir avec une salade de fruits !
Tandis que le marché des formations est devenu florissant ces dernières années, il est devenu essentiel de trouver le moyen de protéger les apprenants en leur permettant de contourner les propositions douteuses…c’est là que Qualiopi intervient !
Qualiopi est une certification nationale visant à contrôler la qualité des prestations de formations (tout domaine confondu).
Elle agit comme une garantie pour les apprenants, leur permettant de faire le tri dans l'immense catalogue de formations disponibles de nos jours.
Elle est dans tous les cas obligatoire pour les organismes souhaitant proposer des formations pouvant bénéficier de fonds publics ou mutualisés en 2022.
Dans le détail, ce référentiel qualité est organisé autour de 7 critères qualité :
- Critère 1 : Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus
- Critère 2 : L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations
- Critère 3 : L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre
- Critère 4 : L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre .
- Critère 5 : La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations
- Critère 6 : L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel
- Critère 7 : Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées
Au total, ce ne sont pas moins de 32 indicateurs qui sont à respecter ! Vous pouvez consulter le guide officiel du référentiel Qualiopi pour en prendre connaissance.
Certains dépendent du domaine d’activité de l’organisme de formations (action de formation, bilan de compétence, VAE, formation par apprentissage) et ne concernent donc pas tout le monde.
Pour nos formations Alsacréations par exemple, nous avons été concernés par 23 critères sur les 32 existants.
Qualiopi et Alsacréations
Si vous ne le savez pas encore, Alsacréations s’articule autour de 3 activités :
- Le site d’actualité communautaire (vous y êtes !)
- L’agence web alsacreations.fr
- L’organisme de formation
C’est bien évidemment dans le cadre de notre troisième activité, et parce qu'il a toujours été primordial pour nous d’assurer des prestations utiles et de qualité pour tous, que nous nous sommes lancés dans l’aventure Qualiopi, avec tous les efforts qu'il a fallu fournir.
Notre méthodologie pour préparer l’audit
Pour satisfaire 7 critères et plus de 20 indicateurs (nous concernant), il nous a semblé fortement recommandé de mettre en place les clés d’une gestion de projet efficace (et ça tombe bien, on s’y connaît un peu…).
Voici comment nous avons procédé :
1. Faire le bilan de l’existant
Pour mettre en place un plan d’action efficace et atteindre les objectifs visés, il nous a semblé nécessaire de faire le bilan de la situation actuelle dans un premier temps.
- Quelle est la méthode suivie actuellement pour gérer les formations, avant, pendant et après ?
- Quels sont les éléments manquants pour respecter la certification Qualiopi ?
- Quelles sont les difficultés éventuelles à résoudre ?
2. Clarifier la destination (pas celle de vos vacances)
Une fois que l’on sait où on en est, il convient de regarder plus précisément où l’on souhaite aller.
- Quelles évolutions doivent être mises en place pour satisfaire à la certification Qualiopi ?
C’est seulement à partir de là que l’on peut visualiser très clairement le delta qui peut exister entre le point de départ et la destination. Il est temps de passer à l’action !
3. Elaborer un plan d’actions concrètes
Concrètement, au vu de la situation actuelle, que faut-il faire pour satisfaire à la certification ?
Les actions correctives peuvent être diverses et variées, comme par exemple :
- Mettre à jour les informations du site web (informations pratiques détaillées au maximum, date de mise à jour des pages, désignation du référent handicap,...)
- Revoir les e-mails envoyés automatiquement aux personnes inscrites
- Définir un planning de veille efficace
- Coordonner les méthodes et le suivi des personnes dispensant des formations pour l’organisme
- Élaborer des questionnaires d’évaluation menés avant et après les sessions de formation
Tout dépend de votre situation.
Dans tous les cas, Qualiopi donne des exemples d’outils à mettre en place pour chaque indicateur qui seront, in fine, vos preuves lors de l’audit.
Tous ne sont imposés et la liste fournie n’est ni exhaustive ni limitative.
À partir de là, c’est à vous de vous approprier le sujet et de l’intégrer dans un processus qui vous convient, par rapport à vos procédés internes, moyens humains et financiers, outils d’ores et déjà à votre disposition dans le cadre de votre activité, ...
Dans le cadre de notre agence web Alsacréations et de notre organisme de formations par exemple, nous travaillons quotidiennement avec un progiciel de gestion créé sur mesure par notre équipe et pour nos besoins spécifiques. Nous avons alors adapté cet outil “maison” aux nouvelles recommandations à respecter.
En plus de cela, nous avons revu nos documents de suivi et les avons formalisés (documents rédigés, workflows…).
De nombreuses joyeusetés pour être plus efficaces, et conformes : c’est tout bénef !
4. Répartir la charge de travail
Quand tout est clair et que le plan d’attaque est défini, vient le temps de la répartition des tâches pour l’appliquer.
Préparer la certification Qualiopi prend du temps et demande des compétences diverses : communication, ressources humaines, web si vous avez votre propre progiciel de gestion,…
Chez Alsacréations, nous avons fait le choix de travailler à trois sur le projet.
Nous avons par ailleurs divisé les indicateurs nous concernant en trois parts égales (on est sympa entre nous) et chacun devait préparer sa réponse pour l’audit et adapter les méthodes/outils lorsque c’était nécessaire.
Si un sujet devait être discuté, on en parlait tous ensemble pour continuer à avancer efficacement.
5. Elaborer un planning
Pour traiter ces tâches chronophages nous avons mis en place un planning précis et avons opté pour un créneau bloqué chaque semaine (coucou les mercredis matins).
Nous avions également défini un objectif de productivité (traiter au moins un critère par demi-journée chacun).
De quoi nous laisser le temps de :
- traiter les imprévus (on sait qu’il y en a toujours),
- garder plus de temps pour les sujets complexes,
- prévoir une phase de tests et de mise en place de correctifs nécessaires pour soigner l’ensemble.
6. Ne pas oublier les tests et finitions
Et oui : tester, corriger, adapter, peaufiner : aucun projet ne déroge à cette étape !
Il faut savoir que les indicateurs de Qualiopi se croisent et s'entremêlent.
Il est tout à fait possible de convenir d’une procédure et/ou d’un outil qui sera le moyen de satisfaire plusieurs obligations de la certification mais cela demande d’avoir une bonne connaissance des différents sujets ainsi qu'une bonne vision d’ensemble.
Il est donc essentiel de prévoir des moments de discussion et d’échanges.
L’occasion de prendre du recul et de s’assurer que l’on pense bien à tout (on prépare quand même un examen, il faut bien réviser et compléter ses notes !)
7. Préparer l’audit
Aucune disposition n’est imposée par la certification Qualiopi et vous pouvez vous préparer à l’audit comme bon vous semble.
Vous pouvez être très préparés (oui, nous aimons être organisés) ou y aller les mains dans les poches (on ne juge pas), ceci dit, nous sommes heureux de vous partager notre retour d’expérience si cela peut vous aider à y voir plus clair :)
Et même si j’aborde cette étape à la fin car il s’agit de la préparation du jour J basée sur l’ensemble du travail préparatoire abordé jusqu'à présent, chez Alsacréations, la préparation de l’audit a été notre point de départ. Et oui, je vous explique !
Pour formaliser la charge de travail et uniformiser notre préparation, nous avons dès les premiers jours de préparation, créé un document de présentation par indicateur (oui, oui, plus de 20!).
L’objectif était de pouvoir ensuite compléter tout simplement chaque indicateur avec le récapitulatif de nos éléments de preuve en vue d’animer l’audit efficacement le jour J, sans devoir les chercher à droite et à gauche, dans la joie et .. le stress de l’examen !
Préparer plutôt que réagir.
(mon mantra préféré de cheffe de projets)
Choisir son organisme certificateur
Vous êtes fins prêts et vous souhaitez programmer votre audit mais à qui faire appel ?
Il existe une liste officielle d’organismes certificateurs Qualiopi.
Votre choix n’a pas à être limité à une zone géographique car certaines zones ne bénéficient pas d’organismes locaux.
Dans ce cas, ce n’est pas grave, les organismes éloignés vous indiqueront s’ils travaillent avec des certificateurs intervenants dans votre région.
Si oui, ils organiseront une visite dans vos locaux. Sinon, ils pourront soit vous proposer une intervention à distance (bien que cela ne permette pas de vérifier la qualité des locaux…) sinon vous rediriger vers un organisme qui saura s’occuper de votre audit là où vous êtes.
De notre côté, nous avons fait appel à I.Cert et notre intervenante a fait le déplacement (merci à elle).
Un pré-audit en option s’il vous plaît !
Sachez que vous pouvez demander un pré-audit à n’importe quel moment.
Ce dernier vous permettra de vous familiariser avec la démarche Qualiopi et d’identifier vos possibles faiblesses ou de mieux comprendre la formulation parfois obscure des critères.
Bien que ce pré-audit ne soit pas une phase de conseil sur mesure, vous pourrez poser vos questions éventuelles et obtenir des indices pour mieux comprendre et préparer votre certification.
Déroulé de l’audit
Lors de l’audit Qualiopi, chaque indicateur est passé en revue.
C’est là qu’une bonne préparation en amont permet de gagner du temps et en efficacité le jour J.
Cela permet d’être plus actif lors de l’audit et de ménager votre stress potentiel.
Ensuite, il s’agit d’un simple entretien :
- Lecture de l’indicateur
- Ce que cela implique concrètement
- Montrer ce qu’il en est au sein de votre organisme : faites vos preuves !
L’auditeur / l’auditrice évalue enfin pour chaque indicateur si vous êtes conforme ou non.
Vous êtes conforme : bravo, tout va bien !
Vous n’êtes pas conforme ? pas de panique, il y a un plan B :
- Pour une non conformité mineure (c’est précisé dans la bible le guide Qualiopi) : vous pouvez convenir des actions correctives nécessaires lors de l’audit et vous aurez ensuite trois mois pour prouver leur mise en place.
- Pour une non conformité majeure : c’est pareil que précédemment, mais vous avez deux mois et non trois pour présenter vos éléments de preuves conformes.
Finalement ça donne quoi ?
La certification Qualiopi s’inscrit sur le long terme.
Un audit de surveillance aux alentours de 18 mois après l’audit initial est organisé, afin de vérifier que les procédures correctives qui devaient encore être traitées l’ont été (oups les petites non conformités).
Il s’agit de faire le ménage entre les fausses promesses et les réels moyens mis en place pour satisfaire la certification et surtout, les apprenants, ne les oublions pas !
Enfin, un audit de renouvellement est organisé tous les 3 ans.
Vous l’aurez compris, ce n’est pas une mince affaire et l’obtention de cette certification demande beaucoup d’investissement et de suivi. C’est chronophage et chargé MAIS, c’est une garantie qui tient la route et cela devrait rassurer tous les organismes de formations (honnêtes et qualitatifs) ainsi que les apprenants bénéficiaires.
Dans notre cas, nous sommes fiers d’avoir obtenu notre certification à 100% du premier coup et de nous inscrire dans cette démarche qualité rigoureuse.
Cela s’inscrit dans nos valeurs de transparence et de qualité dans tout ce que nous entreprenons et c’est bien heureux que nous avons finalisé l’année 2021 sur cette note positive. 🎉